BALIKESİR ÜNİVERSİTESİ
ÖĞRENCİ TOPLULUKLARI KURULUŞ VE İŞLEYİŞ YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı, Balıkesir Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı olarak faaliyet gösteren öğrenci toplulukları ve Öğrenci Toplulukları Üst Komisyonunun kuruluş, işleyiş ve çalışma esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2- (1) Bu Yönerge, Balıkesir Üniversitesine kayıtlı öğrencilerin ders dışı eğitsel, mesleki, bilimsel, sosyal, kültürel, sanatsal ve sportif amaçlarla kurabileceği tüm toplulukların kuruluş, denetim, faaliyet ve işleyişlerine ilişkin esasları kapsar.
Dayanak
MADDE 3- (1) Bu Yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14 üncü maddesi ile Yükseköğretim Kurumları Mediko-Sosyal Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Uygulama Yönetmeliğine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- (1) Bu Yönergede geçen;
- Üniversite : Balıkesir Üniversitesini,
- Rektör : Balıkesir Üniversitesi Rektörünü,
- Senato : Balıkesir Üniversitesi Senatosunu,
- Öğrenci Topluluğu :Öğrenci Toplulukları Üst Komisyonu tarafından onaylanmış Öğrenci Topluluklarından her birini,
- Öğrenci Topluluğu Üst Komisyonu (ÖTÜK): Balıkesir Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Üst Komisyonunu,
- Daire Başkanlığı : Balıkesir Üniversitesi Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığını,
- Daire Başkanı : Balıkesir Üniversitesi Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanını,
- Akademik Danışman : Topluluk Akademik Danışmanını,
- Genel Kurul : Öğrenci Topluluğu Genel Kurulunu,
- Yönetim Kurulu : Öğrenci Topluluğu Yönetim Kurulunu,
- Denetleme Kurulu : Öğrenci Topluluğu Denetleme Kurulunu,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Öğrenci Toplulukları Üst Komisyonu ve Akademik Danışman
Öğrenci Toplulukları Üst Komisyonu ve görevleri
MADDE 5- (1) Öğrenci Toplulukları Üst Komisyonu, öğrenci topluluklarının kuruluş ve işleyişlerini koordine etmek, Öğrenci Topluluklarının faaliyetlerini denetlemek, Üniversitenin ulusal, uluslararası ilişkilerini geliştirmek, öğrencilerin akademik ve idari personelin entelektüel, kültürel, akademik deneyimlerini geliştirmek ve zenginleştirmek amacıyla faaliyette bulunur.
(2) Öğrenci Topluluklarının kuruluş ve işleyişini yürütmek amacıyla ilgili Rektör Yardımcısı Başkanlığında, Daire Başkanı ve Daire Başkanlığı Kültür İşleri Şube Müdürü ve Rektör tarafından görevlendirilen dört öğretim elemanı olmak üzere toplam yedi üyeden oluşur. ÖTÜK’ün görev süresi 3 yıldır.
(3) ÖTÜK, Üniversite bünyesindeki bütün Öğrenci Topluluklarının kuruluş, işleyiş ve çalışma esaslarını düzenler.
(4) ÖTÜK ilgili Rektör Yardımcısı Başkanlığında yılda en az iki toplantı yapar. Olağanüstü durumlarda Başkanın talebiyle toplanır. Toplantı ve karar yeter sayısında üye tam sayısının salt çoğunluğu aranır.
(5) ÖTÜK’ün görevleri aşağıda belirtilmiştir:
a) Öğrenci Topluluklarının kurulmasını teşvik eder, Topluluk faaliyetlerinin yürütülmesi için gerekli kurulları ve komisyonları oluşturur, işleyişini koordine eder ve denetler.
b) Öğrenci Topluluklarının kurulması ya da topluluk faaliyetlerine son verilmesine karar verir.
c) Öğrenci Topluluğu güncelleme başvurularını ve toplulukların etkin olma durumlarını inceleyerek toplulukların kapatılmasını veya faaliyetlerine devam etmesini karara bağlar.
d) Topluluklarının her türlü faaliyet ve etkinliklerini inceleyerek planlama yapar.
Akademik Danışman ve görevleri
MADDE 6- (1) Her topluluğun bir akademik danışmanı olmak zorundadır.
(2) Akademik Danışmanın uzmanlık alanı, daha önce yaptığı görevler veya aktif görevi topluluğun kuruluş, amaç ve kapsamındaki uzmanlık, bilgi gereksinimine uygun olması gerekir.
(3) Akademik Danışmanlar; topluluk faaliyetlerinde görev almak isteyen ve topluluk tarafından önerilen Üniversitede görev yapan öğretim elemanları arasından Rektörlük Oluru ile iki yıl süreyle görevlendirilir. Akademik Danışmanın görev süresi dolmadan Rektör tarafından görev değişikliği yapılabilir. Görev süresi dolduğunda tekrar görevlendirilebilir.
(4) Akademik Danışman, sadece bir öğrenci topluluğunun Danışmanlığı görevini yürütebilir.
(5) Süresi sona ermeden önce görevinden herhangi bir nedenle ayrılan Akademik Danışmanının yerine otuz gün içerisinde aynı usulle yeniden görevlendirme yapılır. Topluluk yeni bir Topluluk Danışmanı bulamaz ise etkinliklerini devam ettiremez ve feshedilmiş sayılır.
(6) Akademik Danışmanın görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir:
a) Danışmanı olduğu topluluğun danışmanlık görevini yürütür ve bu görevlerinden dolayı Rektöre karşı sorumludurlar.
b) Topluluk faaliyetlerini denetler, yürütülmesine katılır.
c) Rektörlük veya Daire Başkanlığı tarafından düzenlenen toplantılara katılarak hem topluluklar arasındaki hem de topluluklar ile Üniversite yönetimi arasındaki iletişimin sağlıklı bir şekilde yürütülmesine katkıda bulunur.
ç) Topluluk faaliyet/etkinlik raporlarının, plan ve bütçesinin, yönetim kurulu, denetleme kurulu, üye bilgilerinin ve topluluk üye bilgilerinin, topluluk defterlerinin ve topluluk seçim sonuçlarının Daire Başkanlığına, eksiksiz olarak ve zamanında gönderilmesinden topluluk başkanı ile birlikte sorumludur.
d) Danışman sorumlu olduğu topluluğun bu Yönerge hükümlerine göre her türlü faaliyetlerinden sorumludur. Yönerge hükümlerine aykırı faaliyet ve işlemlerini tespit ederse ÖTÜK’e bildirmekle yükümlüdür.
e) Topluluklar şehir içi ve şehir dışı etkinlikleri için Üniversiteden onay talep edilmesi durumunda ilgili belgeler Akademik Danışman tarafından imzalanır.
f) Topluluklar şehir içi ve şehir dışı etkinlikleri için Üniversiteden araç talep edildiğinde Akademik Danışman araçta yer alır.
g) Rektörlükten izin alarak kullanacakları yerlerin topluluk amaçlarına uygun olarak kullanılmasından ve denetlenmesinden sorumludur.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Öğrenci Toplulukları Kuruluşu, Organları, Faaliyetleri, Üyelik ve İşleyiş
Öğrenci Topluluklarının amacı ve kurulması
MADDE 7- (1) Öğrenci Toplulukları üyelerinin toplumsal, bilimsel, sanatsal ve kültürel gelişmelerine katkıda bulunmak, yaratıcı nitelik ve yeteneklerini geliştirmek ve boş zamanlarını değerlendirmelerine yardımcı olmak amacıyla kurulan birimlerdir.
(2) Öğrenci Topluluk başvuruları Yönerge ekinde belirtilen belgelerin doldurulup çıktı alındıktan sonra Eylül ayının ilk iş günü ile Ekim ayının son iş günü arasında bahar yarıyılı için Şubat ayı ilk iş günü ile Mart ayının son iş günü arasında Daire Başkanlığına iletilir. Bu süre zarfında yapılmayan başvurular dikkate alınmaz.
(3) Topluluklar en az 20 öğrencinin katılımıyla kurulur. Başvuruda bulunan öğrencilerin disiplin cezası almamış olmaları gerekir.
(4) Öğrenci topluluğunun adı, amacını yansıtacak nitelikte olmalıdır. Aynı isimde ve/veya aynı amaç ve kapsama yönelik birden fazla öğrenci topluluğu kurulamaz. Ayrıca, her topluluk sadece bir amaca yönelik faaliyette bulunmak zorunda olup, alt topluluklar kurulması mümkün değildir. Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu/Bölüm/Anabilimdalı adları topluluk adlarında yer alamaz.
(5) Topluluk kurmak isteyen öğrencilerin en az üç farklı Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokuldan katılan öğrencilerden oluşması ve Yönetim Kurulunun da aynı şekilde üç farklı Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokuldan katılan öğrencilerden kurulması gerekmektedir.
(6) Topluluk kurmak isteyen öğrenciler ilgi alanları doğrultusunda çalışmalarda bulunabilmek için öngörülen Topluluk Akademik Danışmanın görevi kabul ettiğine dair dilekçesi, en az yirmi öğrenciden oluşan Topluluk Kurucu Üye Bildirim Formu, yapılması planlanan etkinliklerin yer aldığı proje dosyası ile hazırladıkları topluluk tüzüğünü Daire Başkanlığı aracılığı ile ÖTÜK’e sunarlar.
(7) Rektörlükçe onaylanan Topluluk Kurucu Üye Kurulu ilgili Akademik yıl içinde seçilmiş sayılır.
(8) Topluluk Tüzüğü Yönergeye uygun olarak hazırlanır. Anayasaya ve yasal düzenlemelere aykırı amaçlarla topluluklar kurulamaz.
Başvuru belgeleri
MADDE 8- (1) Topluluk kurmak için gerekli belgeler şunlardır:
a) Öğrenci Toplulukları Kuruluş/Güncelleme Talep Formu.
b) Danışman Kabul Formu.
c) Topluluk Kurucu Üye Bildirim Formu.
ç) Topluluk Tüzüğü.
d) Faaliyet Planı.
e) Kurucu Üye Öğrenci Belgeleri.
f) Topluluk Başkanı Kişisel İletişim Bilgilerini Paylaşım Onay Formu.
g) Topluluk Akademik Danışman Kişisel İletişim Bilgilerini Paylaşım Onay Formu.
Öğrenci topluluklarının güncellenme esasları
MADDE 9- (1) Topluluklar her yıl ikinci fıkrada belirtilen belgeleri Mayıs ayının sonuna kadar Daire Başkanlığına teslim ederler. Tüm başvurular kurul toplantısında değerlendirilerek karara bağlanır. Güncelleme evraklarını zamanında teslim etmeyen topluluklar kurul kararıyla kapatılır.
(2) Güncelleme için gerekli belgeler şunlardır:
a) Öğrenci Toplulukları Kuruluş /Güncelleme Talep Formu.
b) Genel Kurul Sonuç Bildirim Formu (Yönetim Kurulu Formu).
c) Topluluk Üye Kayıt Formu.
ç) Faaliyet Planı.
d) Öğrenci Toplulukları İç Denetim Formu.
e) Topluluk Başkanı Kişisel İletişim Bilgilerini Paylaşım Onay Formu.
f) Topluluk Akademik Danışman Kişisel İletişim Bilgilerini Paylaşım Onay Formu.
g) Karar Defteri Örneği.
ğ) Yönetim Kurulu, Denetim Kurulu Asil Ve Yedek Üyeleri Öğrenci Belgesi.
Öğrenci Topluluklarının faaliyet esasları
MADDE 10- (1) Öğrenci Toplulukları; Anayasa’da belirtilen devletin ve milletin bölünmez bütünlüğüne, hukuk devleti ilkesine, temel hak ve özgürlüklere, laikliğe ve yasalara uygun tutum, davranış ve faaliyetlerde bulunurlar.
(2) Tüm etkinliklerinde Üniversitede mevcut mevzuata ve kararlara uymak zorundadırlar.
(3) Siyasi partiler ile ilişki içinde olamazlar.
(4) Üniversitenin fiziki mekânlarına ve eğitim faaliyetlerine zarar verecek etkinliklerde bulunamazlar.
(5) Yürüttükleri faaliyetlerde din, dil, ırk, etnik köken, milliyet, cinsiyet ve benzer nedenlerle ayrım yapamazlar.
(6) Topluluklar arası ortak etkinliklerde ve işbirliği alanlarında bir topluluk lehine herhangi bir hiyerarşi yaratamazlar.
(7) Ticari faaliyette bulunamaz, üyelerine maddi çıkar sağlayamazlar.
(8) Topluluklar, Rektörlüğün bilgisi ve izni dışında hiçbir kişi, kurum ve kuruluştan herhangi bir adla ve nedenle para toplayamaz, ayni yardım alamaz, özel ya da resmi kuruluşlarla iş birliğine giremez.
(9) Toplulukların düzenleyecekleri etkinliklerde ulaşım, konaklama, materyal, malzeme vb. talepleri bütçe imkanları dahilinde Üniversite tarafından karşılanır.
(10) Topluluğun faaliyetleriyle ilgili olarak Üniversiteden talep edeceği destek, Topluluk Danışmanı tarafından uygun bulunduktan sonra Daire Başkanlığına iletilir.
(11) Topluluk logoları herhangi bir siyasi parti, dernek, vakıf gibi kurum ve kuruluşları vb. temsil mahiyeti/benzerlik taşımamalı ve topluluğa özgü olarak oluşturulmalıdır.
(12) Topluluk isimleri Türkçe olmalıdır. Toplulukların alacağı isimler Türk Dil Kurumunca belirlenen Türkçe kurallarına uygun olarak hazırlanmalıdır. Yabancı dilde ismi olan topluluklar tüm belgelerde Türkçe ve yabancı dildeki ismini kullanmak zorundadır.
(13) Topluluklar akademik danışmanın yazılı onayı olmadan faaliyet yapamaz ve resmi birimlerden talepte bulunamaz.
(14) Toplulukların hazırladığı etkinlik afişlerinde Üniversitenin logosu afişin sol üst köşesinde yer almalıdır. Etkinliğe destek veren resmi bir kurum varsa logosu sağ üst köşeye Üniversitenin logosunun karşısına yerleştirilir. Sponsor firma logoları ise afişin altında yer almalıdır. Afişlerde etkinliği düzenleyen topluluğun adı ve varsa logosu, resmi kurum logosu yok ise Üniversitenin logosunun karşısında, resmi kurum logosu var ise afişin alt kısmında olmak üzere mutlaka bulunmalıdır. Afiş vb. tanıtım materyalleri üzerinde herhangi bir siyasi partinin adı, sembolü, kısaltma ve logosu bulunmamalıdır.
(15) Toplulukların; yapacakları etkinliklerin onaylanması ve Üniversitenin Etkinlikler Takviminde yer alabilmesi için Danışman onaylı etkinlik talep formu en geç yirmi gün öncesinden etkinlikle ilgili ayrıntılı bilgileri yazıyla Daire Başkanlığına bildirmeleri gerekir. Aksi halde etkinlik onaylanmaz ve Etkinlikler Takviminde yer almaz. Afiş asma talepleri var ise afiş örneği, katılımcı bilgileri ve açıklamalar ekteki formlara göre doldurulur.
(16) Topluluklar, faaliyetleri ile ilgili olarak Danışmanın teklifi ile Üniversite dışından konuk davet edebilir. Gerekli hazırlıkların yapılabilmesi için faaliyet tarihinden en az yirmi gün önce konuk listesi ile birlikte talep edilen desteğin Rektörlüğe bildirilmesi gerekir.
(17) Topluluklar; Fakülte/Yüksekokul/Enstitü vb. birimlerde Daire Başkanlığından Rektörlük Makamı oluru alarak stant açabilirler.
(18) Topluluklar her eğitim öğretim yılı sonunda ÖTÜK’e faaliyet raporu sunar.
(19) Topluluklar, Üniversiteye ait alanlar dışında gerçekleştirecekleri teknik ve kültürel gezi, ziyaret, faaliyet ve eğitimler ile festival gibi faaliyetleri Rektörlük Makamı onayıyla gerçekleştirir.
(20) Topluluklar; alkol ve tütün ürünleri ve diğer sağlığa zararlı maddeleri özendiren veya öne çıkaran faaliyetlerde bulunamaz ve bu tür ürünlerle ilgili sponsorluk alamaz.
(21) Topluluklar Etkinlik Sonuç Bildirim Formunu etkinliğin bitiminden yedi gün içerisinde doldurur. Etkinlik sonuç bildirim formunu zamanında doldurmayan toplulukların bir sonraki faaliyetlerine izin verilmez.
(22) Öğrenci Toplulukları etkinliklerini yapmak için Rektörlük izni doğrultusunda ayni sponsorluk desteği alabilir.
(23) Üyelerden üyelik aidatı veya başka bir ad altında para alınamaz.
(24) Toplulukların Üniversite dışında yapacakları faaliyetler için başvurularında yasal olarak alınması gereken izinleri ile ilgili mevzuata uygun olarak gerekli makamlardan alınmış onaylı belgelerinin de bulunması zorunludur. Etkinliklerde ekte yer alan ilgili formların doldurulması zorunludur.
Topluluklara üyelik
MADDE 11- (1) Topluluklara sadece Üniversitenin öğrencileri ve mezunları üye olabilirler (Mezun üyelerin seçme ve seçilme hakları yoktur). Öğrenci Topluluklarına üye olmak isteyen Üniversiteye kayıtlı öğrenciler, Topluluk üye kayıt formunu doldurarak üyelik başvurusunu yapabilirler.
(2) Öğrenci, topluluk üye kayıt formu ile üye olmak istediği topluluğa başvuru yapabilir.
(3) Öğrenci birden fazla topluluğa üye olabilir ancak aynı anda birden fazla topluluğun yönetim ve/veya denetim kurullarında görev alamaz. Bu durumu saptanan öğrencinin her topluluktaki yönetim ve/veya denetim kurullarındaki görevi sona erer.
(4) Üniversiteden mezun olan ya da herhangi bir sebeple kaydı silinen öğrencilerin topluluk üyelikleri kendiliğinden sona erer. Mezuniyet sonrası, mezun üye olabilmek için yeniden başvuru yapılması gerekmektedir.
(5) Herhangi bir disiplin cezası almış öğrenciler üye olamazlar.
(6) Lisansüstü programlara kayıtlı öğrenciler bir sosyal topluluğa üye olabilirler, ancak toplulukların yönetim kurullarında görev alamazlar.
Topluluk üyeliğinin sona ermesi, üyelikten çıkma ve çıkarılma
MADDE 12- (1) Öğrencilik sıfatının kaybedilmesi halinde veya üyenin haklı bir mazeret olmaksızın üst üste iki genel kurul toplantısına katılmaması durumunda Topluluk üyeliği kendiliğinden sona erer.
(2) Her üye yazılı olarak Topluluk yönetimine bildirerek üyelikten ayrılma işlemlerini gerçekleştirmek suretiyle Topluluk üyeliğinden çıkabilir.
(3) Yönetim Kurulunun önerisi ve Genel Kurulun 2/3 çoğunluğunun kararı ile bir üye, üyelikten çıkarılabilir. Çıkarılma kararına itirazları ÖTÜK karara bağlar.
(4) ÖTÜK, üye kabulündeki usule uygun olarak üyelikten çıkarmaya da yetkilidir.
(5) Üyeliğin sona ermesi hususlarının tespitinden ve bildirilmesinden Yönetim Kurulu sorumludur.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Topluluğun Organları, Defter ve Evraklar
Genel Kurul niteliği, oluşumu ve görevleri
MADDE 13- (1) Genel kurul topluluğun en yetkili karar organı olup topluluğa kayıtlı üyelerden oluşur.
(2) Genel kurul; topluluk başkanı tarafından en az bir hafta öncesinde toplantı kaydı oluşturulmak suretiyle, her eğitim-öğretim yılının güz dönemi başındaki ilk altı hafta içerisinde ve her eğitim-öğretim yılının bahar dönemi sonunda toplanır.
(3) Üyelerin üçte birinin yazılı talebiyle genel kurul olağanüstü toplantıya çağrılabilir. Toplantı günü, yönetim kurulu tarafından bir hafta içerisinde belirlenerek, toplantı tarihinden en az bir hafta önce ilan edilir ve Daire Başkanlığına bildirilir.
(4) Genel Kurul ve Olağanüstü Genel Kurul toplantılarına ÖTÜK ve Daire Başkanlığından bir temsilcinin katılması zorunludur.
(5) Genel kurul toplantı yeter sayısı, en az 30 üye olmak üzere toplantıya çağrı tarihindeki üye sayısının yarıdan bir fazlasıdır.
(6) Kararlar toplantıya katılan üyelerin salt çoğunluğuyla alınır.
(7) Topluluğun feshi ile üyelikten çıkarma kararlarında toplantıya katılan üyelerin üçte ikisinin oyu aranır.
(8) Genel kurulun görevleri şunlardır:
a) Topluluk Tüzüğünü bu Yönergeye, yürürlükteki diğer mevzuata ve Topluluk amaçlarına uygunluğu açısından inceleyerek onaylar.
b) Yönetim ve denetim kurulu üyelerini gizli oy ve açık sayım esasına göre seçer.
c) Üyelikten çıkarma önerileri hakkında karar verir.
ç) Yönetim ve denetim kurulları tarafından sunulan faaliyet ve denetleme raporlarını inceleyerek karara bağlar.
Yönetim Kurulu niteliği, oluşumu ve görevleri
MADDE 14- (1) Yönetim kurulu, topluluğun yürütme organıdır ve yedi asil ve beş yedek üyeden oluşur. Genel kurul seçimlerinde almış oldukları oy oranına göre boşalan asil üyelerin yerine yedek üyeler almış oldukları oy oranına göre göreve başlatılırlar.
(2) Yönetim Kurulu üyeleri, genel kurul tarafından bir yıl için görevlendirilir ve genel kurul kararı ile görevden alınabilirler.
(3) Yönetici iken disiplin cezası alan öğrencilerin bu görevleri kendiliğinden sona erer.
(4) Yönetim Kurulunun tüm çalışmaları, topluluk akademik danışmanının bilgisi dahilinde gerçekleşir. Topluluk başkanı topluluk etkinliklerinin gerçekleştirilmesinde ilgili evrakların ve prosedürün yerine getirilmesini ve toplulukla Daire Başkanlığı arasındaki iletişimi sağlar.
(5) Her akademik yarıyılda iki toplantı yapılması zorunludur.
(6) İhtiyaç halinde topluluk danışmanı ve topluluk başkanı çağrısı ile toplanabilir.
(7) Kararlar üye tam sayısının salt çoğunluğu ile alınır.
(8) Yönetim Kurulu Toplantıları sonunda alınan kararlar Karar Defterine kaydedilir.
(9) Yönetim Kurulu Başkanı; topluluğun tüm dilekçe ve yazışmalarından, karar defterinin tutulmasından akademik danışman ile birlikte sorumludur. Yönetim Kurulunda alınan kararların uygulanmasından sorumludur. Topluluğun işlemlerinin eksiksiz olarak yerine getirilmesinden Yönetim Kurulu üyeleri ile birlikte sorumludur.
(10) Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı; Yönetim Kurulu Başkanının bulunmadığı zaman ve durumlarda topluluğa başkanlık eder ve böyle durumlarda başkanın bütün görev ve yetkilerine sahip olur.
(11) Yönetim Kurulu Sekreteri; Yönetim Kurulunda raportörlük görevini yerine getirir. Yönetim Kurulu karar defteri ile evrak kayıt defteri ve Genel Kurul tutanaklarının tutulmasından ve arşivlenmesinden sorumludur.
(12) Yönetim kurulunun görevleri şunlardır:
a) Topluluk Tüzüğünü hazırlayarak topluluk genel kurulu onayına sunar.
b) Genel kurula, topluluk danışmanına ve kurula karşı sorumluluk çerçevesinde, topluluk faaliyetlerini yönergeye uygun yürütmek ve denetler.
c) Her yıl 20-30 Nisan tarihleri arasında yıllık faaliyet raporlarını hazırlayarak eğitim-öğretim yılının bahar dönemi sonunda yapılacak genel kurula sunar.
ç) Topluluğun üniversite içi ve dışındaki tüm etkinliklerinde ve haberleşmelerinde Danışman imzalı Rektörlük onayı alır.
d) Topluluğun demirbaş eşyalarının korunmasını sağlar.
e) Topluluğun gelir ve gider işlemlerini yürütür.
f) Her yıl Bütçe ve Faaliyet Raporunu hazırlayarak Rektörlüğe ve Genel Kurula sunar.
g) Üniversite dışı görüşme ve yazışmaları Daire Başkanlığı Kültür İşleri Müdürlüğü görüşü ve aracılığı ile yapar.
ğ) Etkinlik başvurularını ve etkinliğe katılacak öğrencilerin listesini Etkinlik Başvuru Formunun ekinde en az 20 gün öncesinden Daire Başkanlığına yazılı olarak bildirir.
h) Güvenlik açısından önem taşıması nedeniyle etkinliklere katılacak Bilim Adamı/Sanatçı/Akademisyen ve benzeri kişilerin özgeçmişlerini ve kimlik bilgilerini eksiksiz beyan eder.
ı) Etkinlik duyurularını Rektörlük Makamının onay süreci tamamlandıktan sonra yapar.
i) Faaliyetlerle ilgili destek alınması durumunda Kurumlar arası koordinasyonu sağlar.
j) Üniversitenin olanaklarından yararlanırken aynı zamanda bu olanakların korunmasına ve daha çok öğrencinin yararlanabileceği şekilde geliştirilmesine katkıda bulunur.
k) Üyeliğin sona ermesi hususlarının tespitinden ve bildirilmesinden sorumludur.
l) Topluluğun gerçekleştirdiği etkinliklere ait fotoğraf ve kamera kayıtlarını dijital ortamda, raporları ise ciltli ve dosya halinde en geç bir hafta içerisinde Daire Başkanlığına teslim eder.
m) Toplulukların faaliyetlerini Anayasaya, yasalara, yönetmeliklere, yönergeye, mevzuat ve toplulukların kendi tüzüklerine uygun olarak yürütülmesini sağlar.
Denetim Kurulu niteliği ve oluşumu
MADDE 15- (1) Denetim kurulu, topluluğun iç denetim organıdır. Kurul, üç asil ve üç yedek üyeden oluşur. Genel kurul seçimlerinde almış oldukları oy oranına göre boşalan asil üyelerin yerine yedek üyeler almış oldukları oy oranına göre göreve başlatılırlar.
(2) Denetim Kurulu, genel kurul tarafından bir yıl için görevlendirilir ve genel kurul kararı ile görevden alınabilir.
(3) Kurul üyesi kendi topluluğu ve başka topluluklarda denetim kurulu veya yönetim kurulu üyesi olarak görev yapamaz.
(4) Her akademik yarı yılsonu bir toplantı yapılması zorunludur. Kararlar üyelerin salt çoğunluğu ile alınır.
(5) Denetim Kurulu Toplantıları sonunda alınan kararlar Karar Defterine kaydedilir.
(6) Denetim Kurulunun görevleri şunlardır:
a) Topluluk evraklarını, defterlerini ve demirbaş eşyanın durumunu inceler.
b) Topluluk faaliyetlerinin yönerge hükümlerine uygunluğunu ve etkinliğini denetler.
c) Gerekli gördüğü hallerde yönetim kurulunu yazılı olarak uyarmak ve genel kurulu olağanüstü toplantıya çağırır.
ç) Her yıl 20-30 Nisan tarihleri arasında denetim yapar ve Öğrenci Toplulukları İç Denetim Formunu doldurarak eğitim-öğretim yılının bahar dönemi sonunda yapılacak genel kurula sunar.
d) Rektörlük tarafından talep edilen denetimleri on beş işgünü içinde yapar ve Öğrenci Toplulukları İç Denetim Formunu doldurarak Daire Başkanlığına teslim eder.
Defter ve evraklar
MADDE 16- (1) Öğrenci Topluluğu defter ve evrakları aşağıda belirtilmiştir:
a) Üye Kayıt Formu: Bu forma üyelerin ismi, bölümü, öğrenci numarası ve iletişim bilgileri kaydedilir.
b) Karar Defteri: Toplantılarda alınan kararlar ve tarih kaydedilerek katılan üyelere imzalatılır.
c) Demirbaş Eşya Defteri: Topluluğun demirbaş eşyalarının kaydını içerir.
(2) Topluluk defter ve kayıtlar, tam ve doğru olarak tutulur, talep halinde danışmana ve Rektörlüğe sunulur.
(3) Yükümlü oldukları defter ve kayıtları tutmayan, eksik tutan, defter ve kayıtlarında yanlış bilgi ve belgelere yer veren, tutmakla yükümlü olduğu defter ve belgelerin talebi halinde danışmanına ve Rektörlüğe vermeyen öğrenci topluluğun faaliyetleri ÖTÜK tarafından durdurularak, Topluluk kapatılır ve yasal işlem başlatılır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Disiplin Değerlendirme, Fesih ve Kapatma
Değerlendirme
MADDE 17- (1) Öğrenci Toplulukları etkinlik sonuç bildirimleri esas alınarak değerlendirilir. Düzenlenen Öğrenci Toplulukları Faaliyet Değerlendirme Formu ÖTÜK’e sunulur.
(2) Öğrenci Toplulukları Faaliyet Değerlendirme Formu kapsamında yapılan inceleme sonucu üç puan altında kalan Topluluklar, ÖTÜK kararı ile uyarılır. Bir yılın sonunda yapılan yeniden değerlendirme sonucu yeterliği sağlayamayan Topluluklar ÖTÜK tarafından kapatılır.
(3) Yönetim Kurulu dışında kayıtlı üye sayısı yirminin altına düşen toplulukların etkinlik yapmalarına izin verilmez.
(4) Topluluklarla ilgili her tür uyuşmazlıklar ÖTÜK tarafından karara bağlanır.
Fesih ve kapatma
MADDE 18- (1) Öğrenci Toplulukları genel kurul kararı ile feshini isteyebilir. Fesih kararı, danışman ve topluluk başkanının imzaladığı fesih yazısı ve ekinde genel kurul kararı örneği ile birlikte danışmanın imzası ile Daire Başkanlığına teslim edilir. Evraklar ÖTÜK’e sunulur. Fesih bildirimi kurul onayı ile yürürlüğe girer.
(2) Aşağıdaki durumlarda Öğrenci Toplulukları ÖTÜK tarafından kapatılır:
a) Bu Yönerge kapsamında talep edilen güncelleme belgelerini zamanında ÖTÜK’e teslim etmeyen Topluluklar.
b) Bu yasal mevzuata ve bu Yönerge hükümlerine aykırı davranış ve faaliyette bulunan Topluluklar.
c) Genel Kurulu toplanamayan topluluklar.
ç) Üniversite içinde veya dışında Faaliyet Esaslarına aykırı olarak çevrimiçi veya yüz yüze izinsiz faaliyet, gösteri organize ettiği/katıldığı tespit edilen Topluluklar.
d) Yetkili makamlar tarafından izin verilmemiş faaliyetlere Topluluk olarak katıldığı, organize ettiği, destek verdiği, sosyal medya ve diğer mecralarda paylaştığı tespit edilen Topluluklar.
e) Sosyal medya hesaplarında sakıncalı ve zararlı paylaşımlarda bulunan ya da Topluluk adını başka sosyal medya hesaplarında kullanılan ve/veya paylaşım yapan Topluluklar.
f) Etkinlikler konusunda Daire Başkanlığına yalan ve/veya yanlış beyanda bulunan Topluluklar.
(3) Feshedilen veya kapatılan topluluklar aynı veya benzer isim altında ve aynı veya benzer amaçla iki yıl süreyle açılamaz.
(4) Fesih ve kapatma halinde topluluğun mal varlığı Rektörlüğe devredilmiş sayılır.
ALTINCI BÖLÜM
Son Hükümler
Yürürlükten kaldırılan hüküm
MADDE 19- (1) 07.08.2024 tarihli 2024/20-6 sayılı Senato kararıyla kabul edilen Balıkesir Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
MADDE 20- (1) Bu Yönerge, Senatoda kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 21- (1) Bu Yönerge hükümlerini Rektör yürütür.